Privacybeleid

Wie verantwoordelijk is

Everjaar wordt beheerd door een vennootschap die is opgericht in de provincie Ontario, Canada, en die handelt onder de naam Everjaar. Voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is Everjaar de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in dit beleid; onder de Canadese privacywet PIPEDA is Everjaar de organisatie die er verantwoording over aflegt. Beide wetten gelden voor Everjaar vanaf de eerste dag, omdat onze families aan beide kanten van de oceaan wonen.

De eigenaren en beheerders van een familieruimte bepalen wat er in de stamboom van hun familie komt. Everjaar bewaart en toont die inhoud voor hen, binnen de regels van dit beleid. Voor alles over je gegevens bereik je ons op hallo@everjaar.com.

Wat we bewaren

• Per persoon in een stamboom: namen, geslacht, levensgebeurtenissen zoals geboorte, huwelijk en overlijden met datums en plaatsen, relaties (ouders, kinderen, partners) en, als iemand ze invoert, een foto, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, socialemedia-accounts en notities.
• Per account: je e-mailadres of -adressen, weergavenaam, taal, tijdzone en meldingsinstellingen, de familieruimtes waar je lid van bent met je rol, en welke persoon in elke stamboom jij bent.
• Gebruiksgegevens: een wijzigingslog per familie (wie wat heeft gewijzigd, en wanneer), je toestemmingskeuzes met datum en de versie van dit beleid die je zag, inlog- en e-mailbezorgingsgegevens, en de berichten die je via Everjaar aan familieleden stuurt.
• Facturering: de abonnementsstatus van een familieruimte en de Stripe-verwijzingen die daarbij horen. Betalingen lopen via Stripe. Everjaar ziet of bewaart nooit kaartnummers.
• Technisch: kortstondige serverlogs met IP-adressen en gegevens over verzoeken, alleen voor beveiliging en het oplossen van storingen.

Waar de gegevens vandaan komen

Het meeste in een stamboom wordt ingevoerd door de eigenaren en beheerders van die familie, vaak over familieleden die Everjaar nog nooit hebben gebruikt. Als iemand jou toevoegt, is de uitnodigingsmail de manier waarop je hoort dat er een record over je bestaat; vanaf dat moment bepaal jij wat de familie van je mag zien (zie “Toestemming en intrekken”).

Everjaar koopt geen gegevens, importeert niet zelf uit sociale netwerken of openbare registers en combineert je gegevens niet met gegevens uit andere bronnen. Een import wordt door een beheerder van de familie gestart vanuit eigen bestanden.

Waarom we gegevens verwerken, en op welke grond

• Om je account en je familieruimte te laten werken: inloggen met een e-maillink, uitnodigingen, de kalender, herinneringen, de printkalender en exports. Grond: de overeenkomst met jou, onze Gebruiksvoorwaarden.
• Om een familie een gezamenlijk overzicht van haar familieleden te laten bijhouden, ingevoerd door eigenaren en beheerders. Grond: het gerechtvaardigd belang van een familie om haar eigen familieregister bij te houden, begrensd door de regels hieronder over wie wat ziet en door je recht van bezwaar.
• Om andere familieleden meer van een levende persoon te tonen dan twee initialen. Grond: de toestemming van die persoon, of van een ouder of voogd voor een minderjarig kind.
• Om herinneringsmails en weekoverzichten te sturen. Grond: je meldingsinstellingen. Je kunt elke soort e-mail uitzetten, en elke herinneringsmail heeft een afmeldlink.
• Om een familieruimte te factureren en de boekhouding te bewaren. Grond: de overeenkomst met de eigenaar en onze wettelijke verplichtingen.
• Om Everjaar veilig te houden, misbruik te voorkomen en problemen te onderzoeken. Grond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties, we verkopen of verhuren ze niet, we maken geen profielen van je en we nemen geen geautomatiseerde beslissingen over je.

Wie wat ziet

• Eigenaren en beheerders van een familie zien alles wat in die familie is ingevoerd; zij onderhouden de stamboom.
• Andere leden zien van een levende persoon alleen wat die persoon heeft willen delen. Een levende persoon die nog niet heeft gekozen, verschijnt voor hen als twee initialen, bijvoorbeeld “J. V.”, met zijn of haar plek in de stamboom maar zonder datums of contactgegevens.
• Overleden personen worden volledig aan de hele familie getoond.
• Elke datum, elk adres en elk contactgegeven kan bovendien op “alleen ik” of “alleen beheerders” worden gezet. Die keuze wordt overal gerespecteerd: op pagina’s, in de kalender, in herinneringen, exports, de printkalender en het wijzigingslog.
• Leden van de ene familie zien nooit de ruimte van een andere familie. Een persoon kan alleen tussen twee families worden gekoppeld als beheerders van beide dat goedkeuren, en elke familie houdt haar eigen kopie en haar eigen toestemmingskeuze.
• De mensen die Everjaar beheren kunnen technisch bij opgeslagen gegevens. Zij doen dat alleen om de dienst te laten draaien, een probleem op te lossen of een verzoek of wettelijke verplichting af te handelen, en nooit om rond te kijken.

Toestemming en intrekken

Nadat je je pagina in een familie hebt opgeëist, kies je per categorie wat de familie mag zien: volledige naam, datums, adressen, telefoon, e-mail, social media en notities. Alles staat in het begin uit. Ouders of voogden kiezen voor minderjarige kinderen totdat het kind zijn of haar eigen pagina opeist; de meerderjarigheidsleeftijd van de familie bepaalt wie minderjarig is.

Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken onder Instellingen, Privacy. Intrekken werkt direct voor pagina’s, de kalender en nieuwe herinneringen. Herinneringen die al bezorgd zijn, worden niet teruggehaald. Je keuze wordt vastgelegd met datum en de versie van dit beleid, zodat achteraf te zien is wat er is afgesproken en wanneer.

Verandert dit beleid op een manier die voor je keuze van belang is, dan vragen we je bij je volgende bezoek opnieuw te kiezen. Tot die tijd blijft je eerdere keuze gelden.

Wie verder gegevens ontvangt

Everjaar draait op een paar dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken, onder verwerkersovereenkomsten en alleen voor de doelen hierboven:

• Supabase: de database en de inlogdienst, gehost in Canada (Montréal).
• Google Cloud en Firebase Hosting: de servers waarop de app en de website draaien, in Canada (Montréal), en de opslag van onze back-ups.
• Resend: het bezorgen van onze e-mails (inloglinks, uitnodigingen, herinneringen).
• Stripe: betalingen en abonnementen. Stripe treedt op als de verkoper van Everjaar-abonnementen en behandelt je betaalgegevens onder zijn eigen privacybeleid.

We delen geen gegevens met adverteerders, datahandelaren of sociale netwerken. We geven gegevens alleen aan autoriteiten als de wet dat vereist, en we laten het je weten als dat mag.

Waar gegevens staan en doorgifte buiten de EU

Everjaar bewaart zijn gegevens in Canada. Woon je in de Europese Unie of in Nederland, dan worden je gegevens dus doorgegeven aan Canada. De Europese Commissie heeft vastgesteld dat de Canadese PIPEDA een passend beschermingsniveau biedt, zodat voor deze doorgifte geen extra waarborgen nodig zijn.

Het versturen van e-mail en het verwerken van betalingen kan via servers in de Verenigde Staten lopen. Voor die doorgiften steunen we op de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen van de dienstverlener.

Cookies en lokale opslag

Everjaar gebruikt geen trackingcookies en geen analyse-, advertentie- of socialemediascripts. Je browser bewaart een paar dingen lokaal zodat de app werkt: je inlogsessie (tot je de browser sluit, tenzij je “Ingelogd blijven” kiest), je taal, je lichte of donkere thema, de familie die je het laatst opende en een uitnodiging die je aan het accepteren was.

Zolang je niet bent ingelogd bewaart je browser ook een willekeurig getal dat niets over jou of je apparaat bevat. We gebruiken het alleen om op onze eigen server te tellen hoeveel mensen een uitnodiging openen of een aansluitcode opzoeken en hoeveel daarna inloggen. We volgen je er niet mee over andere websites en niemand anders ontvangt het.

Niets hiervan wordt met iemand gedeeld, en omdat het strikt noodzakelijk is voor de dienst waar je om vroeg, is er geen cookiemelding nodig.

Matchen tussen familieruimtes (optioneel)

Elke familieruimte heeft een eigenaar. De eigenaar kan toestaan dat de ruimte wordt gematcht met andere ruimtes die dat ook toestaan; dat staat standaard uit. Staat het aan, dan vergelijken we de naam en de volledige geboortedatum van een persoon met personen in andere ruimtes die matchen ook toestaan. Een match wordt nooit automatisch gekoppeld.

Is er een match en heeft een van de twee personen een account, dan wordt die persoon in de eigen inbox gevraagd of zij dezelfde persoon zijn. We vertellen niet om welke ruimte het gaat. Een nee wordt niet doorgegeven aan de andere ruimte. Hiervoor bewaren we alleen de twee recordnummers en het antwoord.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Stamboomgegevens: zolang de familieruimte bestaat. Wat een beheerder verwijdert, verdwijnt direct uit elk overzicht en blijft voor de familie terug te halen via het wijzigingslog.
• Accountgegevens: tot je je account verwijdert. Je contactgegevens en adressen worden dan in elke familie verwijderd. Je kiest zelf of je plek in de stamboom (naam, datums, relaties) blijft, zodat de familiegeschiedenis heel blijft, of ook verdwijnt. Je toestemmingskeuzes worden verwijderd, zodat de familie weer je initialen ziet.
• Toestemmingskeuzes en het wijzigingslog: zolang de familieruimte bestaat, als vastlegging van wat is afgesproken, door wie en wanneer. Waarden die privé voor jou waren, worden uit het log verwijderd als je vertrekt.
• Uitnodigingen: tot ze worden geaccepteerd of verlopen. Een gewist e-mailadres wordt uit oude uitnodigingen verwijderd.
• Factuurgegevens: zolang de belasting- en boekhoudwetgeving vereist, in Canada zes jaar.
• Tellingen van wat er in de app gebeurt, zoals verstuurde en geaccepteerde uitnodigingen of een gekozen abonnement, zonder namen, e-mailadressen of berichttekst: zolang we de dienst draaien. Als je je account verwijdert, zijn ze niet meer aan jou gekoppeld.
• Serverlogs: hoogstens een paar weken.
• Back-ups: bewaard in Canada voor een beperkte periode en alleen gebruikt om een storing te herstellen, nooit om gegevens terug te zetten die iemand bewust heeft verwijderd.
• Een familieruimte met een verlopen abonnement wordt alleen-lezen; de gegevens worden niet verwijderd wegens niet-betaling en de eigenaar kan ze altijd exporteren.

Je rechten

Je hebt het recht op:

• Inzage en overdraagbaarheid: download alles over de personen die jij bent als leesbare export, onder Instellingen, Gegevens. Beheerders kunnen hun hele familieruimte exporteren.
• Rectificatie: wijzig je eigen gegevens, of vraag het een beheerder van de familie; wijzigingen van je record door leden gaan via de beoordelingswachtrij van de familie.
• Verwijdering: verwijder je account onder Instellingen, Account verwijderen. Je krijgt eerst een bevestigingslink per e-mail.
• Beperking en bezwaar: zet gegevens op “alleen ik” of “alleen beheerders”, weiger of trek toestemming in, of vraag de eigenaar van de familie je record helemaal te verwijderen.
• Toestemming intrekken op elk moment, net zo makkelijk als je haar gaf.
• Een klacht indienen bij een toezichthouder: in Canada het Office of the Privacy Commissioner of Canada; in de Europese Unie de toezichthouder van je land, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

Sta je in een stamboom maar heb je geen Everjaar-account, mail ons dan op hallo@everjaar.com. We controleren wie je bent en voeren je verzoek zelf of samen met de eigenaar van de familie uit. We reageren binnen 30 dagen.

Kinderen

Je moet minstens 16 jaar zijn om een Everjaar-account te hebben. Kinderen staan wel in stambomen; voor hen beslist de ouder of voogd wat de familie mag zien, totdat het kind zijn of haar eigen pagina opeist. Foto’s en gegevens van minderjarigen worden nooit buiten de familie getoond.

Beveiliging

Alle verkeer is versleuteld (HTTPS). De gegevens van elke familie zijn in de database zelf gescheiden van die van elke andere familie, zodat de ene familie nooit die van een andere kan lezen. Je logt in met een eenmalige link naar je e-mailadres; Everjaar bewaart geen wachtwoorden. Uitnodigings- en kalenderfeedlinks worden gehasht opgeslagen. Elke wijziging wordt gelogd met wie haar deed en wanneer. Toegang tot live gegevens is beperkt tot de mensen die Everjaar beheren.

Geen systeem is volmaakt veilig. Houd je mailbox veilig, want een inloglink is zo goed als een sleutel. Gebeurt er ondanks onze zorg toch een lek dat jou in gevaar brengt, dan informeren we jou en de autoriteiten zoals de wet voorschrijft.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid aanpassen. De datum bovenaan toont de huidige versie. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je per e-mail of in de app weten voordat ze ingaan, en gaat een wijziging over wat de familie van je mag zien, dan vragen we je opnieuw te kiezen.